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第十一章 作为秘书不应该犯的5种错误
( 本章字数:6256 更新时间:2014-1-13 17:20:01 )

一 代替老板做决策
故事:
华小姐毕业于北京外语学院,三年前到了一家外资公司做秘书,现为公司的首席秘书。华小姐认为,经常代替老板行使职权,往往会使秘书不能正确评价自己,这是秘书成长道路上最可怕的陷阱。
一天,华小姐所在公司的经理突然收到一封非常无礼的信件,信是由一位与公司交往很深的代理商写来的。经理怒气冲冲地将华小姐叫到自己的办公室,叫她记录自己口述的绝交信,然后,经理让华小姐立即将信打印寄走。当天快下班的时候,华小姐将打印出来的信递给已心平气和的经理:“经理,可以将信寄走吗?”
评析:
这封充满火药味的信自然没有发走,因为华小姐的聪明,使公司挽救了一个大客户。经理也是人,也有不能自制的时候。当他的感情一旦平静下来,必然会自我反省。在这个时候,秘书把打印出来的信交给经理征求他的意见,实际上就是给经理创造一次重新决策的机会。如果当时就向经理指出他的过火行为,那是非常错误的。作为一个公司的负责人,经理有自己思考问题的角度和方式,他必须经常权衡与各方面的关系和利益,因此也必然包括与这家代理商之间的利益关系。他提出终止与这家代理商之间的关系,也许并非出于一时之怒,只不过是那封无礼的来信充当了导火索而已;当然也有可能的确是经理一时之怒,终止与对方的来往仅仅是发泄一下而已。在不明白经理的真实想法之前,秘书绝对不能越俎代庖。
新新观察:
要善于掌握“火候”,切实履行好秘书的职责。也许你遇上的是一个脾气大、爱发火的老板,给这样的老板当秘书,如果关系处理不当,便会影响工作和上下级关系的和谐。因此,你必须正确面对爱发火的老板,学会与之相处的艺术。要把握好“火候”适时规劝。一般情况下,人发完脾气后,都会有一段时间显得特别清醒、理智,许多老板还会为自己不能“制怒”而感到有些懊悔。作为秘书,你应注意把握“火候”,利用好这一时机,对老板进行适度规劝,请老板遇事多冷静,不要放纵不好的脾性,否则,经常性地发火对自己的身体、对部属的自尊以及对工作都会带来不良的影响,让老板感受到你对他的关心。以促进上下级关系的和谐。
 上司犯了错,你有所察觉,但千万别擅做主张,帮他纠正,以免犯了“代上司做主”的错。无论你帮上司做了多少好事,也无论你认为上司的做法可笑到何种程度,他毕竟是上司。出了错,他最先承担;有面子,也该他来卖。
二 喜欢泄漏机密
故事:
米芊璐原是一家导游公司的导游员,后来由于业绩突出,被晋升为首席秘书,薪情一直看好。这家公司的老板三十五、六岁,经营有方,公司现在运营良好,生意一桩接着一桩。每次职员们都忙得不亦乐乎。但秘书米芊璐却心不在此,她不满足于首席秘书的薪水和待遇。她要捞一些“肥水”,吃一些“夜草”。
几天来,米芊璐一直等待和寻找着一些机会,这天,大礼拜她休班,出去机会也许更多,连带着也放松放松。于是她就来到市内最大的购物商场,正当她要购物的时候,却发现不远的收银机前一位中年女士与收银员小姐发生争吵,她不免好奇,就来到近前,仔细一听,原来一场误会,看着比自己容貌、气质还好的这位女士,她便生了相惜之心,帮这位女士解了围,这位女士出于感激便要请喝咖啡,盛情难却,她也就去了,没想到二人攀谈起来甚是投机,从中她得知这位女士是市内一家导游公司老总,心中一阵窃喜。聊了几个小时之后,她们互相留了联系方式,就分手了。
于那一次之后,她们又交往了几次,彼此都感到很愉快。但有一天米芊璐接到她的电话,说她最近以来,生意一直不好很苦恼,由于当时是上班时间,米芊璐没多说什么,只说了几句安慰的话,就把电话挂了。
事有凑巧,第二天早上一上班她的老总就对她说,有个大客户的资料,让她着手安排一下。她听后,心中一阵狂喜,心想机会到了。于是在大家都出去吃中饭的档,她就把这个机密发送给了那位女士。等到她们老总派人去接客户的时候,有人告诉老总客户被另一家导游公司接去了。为此,老总非常气愤,认为肯定有人泄漏了秘密,但经过几天的查问,也没有结果。慢慢地,老总也就不再提起这件事了。可是从此以后,本来是他们公司的客户却老有人在他们之前一步抢先,这样公司收入就逐步下滑,终于有一天到了岌岌可危的地步。搞得老总和职工们的心情一直不是很好。
有孩子但离婚的老总遇到这样的愁事就想起了孩子,就往孩子母亲那里打电话说想看看孩子,(其实这位孩子的母亲就是米芊璐遇见的那位女老总),孩子母亲没有拒绝米芊璐老总的要求。经此一见,米芊璐的老总的心情得到了很大的缓解。本来这位孩子的母亲开这个导游公司是一气之下开的,目的就是与自己的丈夫对着干。以压制一下骄傲的丈夫。俗话说,孩子是连结夫妻关系的纽带。这样以孩子为名一来二去,夫妻关系就又出现了转机,在此情形之下,这位孩子的母亲就把事情的前因后果,来龙去脉说给了米芊璐的老总,这位老总当即恍然大悟。于是,第二天一早,米芊璐就接到她的老总的“温和”的电话:给你放个永久的假期,去购物吧!
评析:
公司的秘密关系到企业的成败、公司的声望等问题,因此作为职员,尤其是秘书一定要牢记“祸从口出”的道理,把保守秘密作为自己行事法则的重要一条。否则将会像案例中的米芊璐那样,下场很惨。
新新观察:
秘密好比俘虏,放出秘密,只能严惩看守。你对下属说“这件事干了不要对别人说……”时,就已经变成一个该受惩罚的看守了。也许上层的决策对你来说压在心里不好受,但是如果你透露给了下属,下属反而就失去了对你的信任,因为秘密,必须由知道秘密的人自己严守。每个老板都不会喜欢泄露机密的员工,尤其是处在中端的秘书这样的位置上,不要一心二用。不少公司都订下了不准员工泄露机密的规定,明知故犯的员工等于是在向权力挑战,被老板发觉后必然没有好果子吃。所以,别把老板当傻子,以为他好欺骗。
办公室人际关系错综复杂,其中不乏冷若冰露的自私者,趾高气扬的傲慢者,但更可怕的是人前友善,人后捅刀子的“好心人”,他们往往口蜜腹剑,花样百出,借此赢得上司的信赖和同事的敬重,却背后干着损人利己的勾当——泄露机密,他的可怕之处是让你找不出谁“捅刀子”的幕后黑手,分不清黑与白,好与坏。因此,只有擦亮双眼,提高警惕,仔细观察,谨慎处事,那么无论多么老道的人,也终究会有一天露出尾巴,现出原形。
三 认为自己是二把手
故事:
某公司总经理手下有位漂亮的女秘书,工作利落,聪明机敏。总经理很赏识她,常常表扬她,并在工作和生活上给予关怀。
女秘书因此而以为总经理很依赖她,认为自己与众不同。她在办公室常常颐指气使,俨然是总经理的“代表”,还常打着加强管理的旗号,对下面的员工百般苛刻。有时候她仅“领悟”了总经理的意思,就去“下达”命令了。下面的工作人员敢怒不敢言,并且私下也认为她和总经理关系暧昧,于是乎激起众怒,人们背地里议论纷纷。
终于有一天,谣言传到了总经理的耳朵里。他本人虽然很赏识那位女秘书,但考虑个人影响和众怒难犯,最终还是把那位女秘书辞退了。
评析:
无论自己身居何职,在工作中都必须洁身自爱。假如你真和上司有某种特殊关系,更应以身作则,做好榜样,避免引起别人的闲言碎语。别让上司和同事认为你是制造麻烦的人。毕竟公司不是靠你一个人运作起来的,上司虽和你有某种特殊关系或赏识你,也不可能为你一个人而影响整体利益。
新新观察:
在公司中,女秘书与老板接触的机会较多,也常被认为是老板的心腹。在这种情况下,许多女秘书往往自我陶醉,过度自我膨胀,表现出独霸一方的气势。这种类型的女秘书,往往令员工讨厌。
有时老板常因工作忙碌而让女秘书代为传达指令,但这不表示秘书有权发号施令。以“二老板”自居,直接指挥同事,不但令人不服,使指令难以贯彻,同时也易成为员工与老板之间沟通的障碍。
在办公室工作中,既要关心和适当地奖励、表扬员工,又要同他们保持一定的距离。防止某些人因你的特殊关照而搞特殊化,带来不利影响,产生令其他员工懈怠的消极因素,为工作增添麻烦,自己也受到怀疑或误会,让员工对自己的形象大打折扣,降低了自己的威信。
上司和你在人格上是平等的,职业场所尊重的赢得,根本元素还是职业能力。利用与上司的私人关系谋求发展之路,在短时间内可能非常有效,但最终还是会有倚仗上司的失落感。
四 与老板发生恋情
故事:
社会上对女秘书一直有一个很深的误解,以为只要年轻漂亮就行,作老板的女秘书无非就是对经理言听计从,而且多半是上司的情人。这让璐雪耻于谈论自己的职业。而她做秘书最大的困扰不是来自业务方面的压力,而是很难处好和上司的关系。
璐雪的第一个老板有一双色迷迷的眼睛,不到半年时间,就对她提出了非分要求,言行很不庄重。为了保住工作,璐雪不敢把场面搞得很僵,就尽量回避。她跟另一家公司的总经理透露了想要跳槽的信息,他很快用高薪水聘了她。在这里,他们一直合作很愉快,总经理是一位大儒商,知识渊博,工作作风严谨,做人很有风度,处理和女职员的关系也极有分寸……几乎在任何一方面都无可挑剔。
但是,这一次是璐雪这方面出了问题,她在暗恋他了,工作中连续出错,他很生气,很委婉地发出过警告……她大概又得辞职了。
评析:
女秘书与老板相处的时间自然要比他人多,当然也就容易成为老板倾吐压力与挫折的对象,两人之间因而容易产生恋情。但这种恋情的结果往往是女秘书被扫地出门。
新新观察:
兔子不吃窝边草!眼前长着那么一片青青绿绿的草,赏心悦目,一旦有一天把它吞进肚理,咀嚼过程可能是满口生香,咀嚼过后,你的眼前没有美景可赏了,却多了一双眼睛,让你失去自由,不可怕吗?
对于职业女性,尤其是与老板有时是零距离接触的女秘书,办公室恋情是一桩危险的感情。不论“地上的”还是“地下的”,都代价高昂。只是办公室恋情的发生常常毫无征兆,等意识到了的时候已经深陷其中,想退步抽身都不太容易。所以要谨记;有时虽选择了美好,但同时也给自己设置了陷阱。
五 不注重细节
故事:
姚兰想到这个培训公司的愿望非常殷切,所以面试后她再三打电话表示加盟公司的热情,终于打动了招聘经理,而且部门经理也觉得他的基本条件合适。所以,姚兰比较顺利地进入了这个合资公司。
没想到,一个月以后姚兰就被礼貌地解雇了。上司还无从判断姚兰的工作业绩,但她在细节上的表现已经让公司很失望。
公司组织的酒会散会后,不等人走散,姚兰就将果盘里剩下的葡萄、香蕉一起放入自己的手提包;
出差时,姚兰用宾馆的电话打长途和朋友煲“电话粥”;
开会时,姚兰常常打断别人的发言,自己陈述的意见却又很不成熟;
……
姚兰情绪低落地从公司离开时,还不明白自己在小节上重重地摔了一跤。
评析:
办公室虽小,却是一个大大的展示你能力的舞台,大的事情固然能显示出你的能力,但是别人对你的好感或反感却是从一点一滴的小事中渗透出来的。从这个角度来说,小节里颇有大学问。
就算你的工作再努力,成绩再好,这些一点一滴你不注意的小事,也会让你的上司对你失望透顶,让你的同事对你大摇其头。
聪明人都知道要从小事上考察一个人,而在细节上摔跤则是一些自以为聪明者常犯的错误。所以,要想让自己在办公室中立于不败之地,还是让你的心细一点再细一点,收敛起你那些毫不在乎的行为吧。
新新观察:
不要在细节上摔倒。
要成功地打造办公室人际关系,首先就是赢得同事的心。而要让自己在办公室讨人喜欢,身为秘书的你要注意这样一些细节:
第一,私人空间需尊重。
办公室里,私人空间是很宝贵的,必须受到尊重。“打搅了”、“不好意思”是有求于人或打断别人工作时必不可少的话语。另外,谨记先敲门再进入别人的办公室,不要私自阅读别人办公桌上的信件或文件,或未经许可而翻阅别人的名片盒。
第二,懂得谦逊。
当你有一大叠文件需复印,而等候在你之后的同事只想复印一份时,请让他先用。如果复印纸用完,谨记添加;若纸张卡塞,也要处理好再离开,如果你不懂修理,就请别人帮忙。
第三,保持清洁。
办公桌:所有食物必须及时吃完或丢掉,否则你的桌子有可能会变成蟑螂密布的垃圾堆。如果有公共厨房:别将脏了的咖啡杯放在洗碗池内,亦不要将糊状或难以辨认的垃圾倒入垃圾箱。此外,避免用微波炉加热气味浓烈的食物。若菜汁四溅,谨记抹干净后再离开。
第四,及时归还欠款。
假如同事顺道替你买外卖,请先付所需费用,或在他回来后及时把钱交还对方。若你刚好钱不够,也要在第二天还清,因为没有人喜欢厚着脸皮向人追讨金钱。同样地,虽然公司内的用具并非私人物品,但亦须有借有还,否则可能妨碍别人的工作。
第五,遵守制度。
无论你的公司如何宽松,也别过分从中取利。可能没有人会因为你早下班几分钟而斥责你,但是,大模大样地离开只会令人觉得你对这份工作没足够的热情,那些需超时工作的同事反倒觉得自己多余。
第六,不要失声大笑。
尽管你听到什么“惊天动地”的趣事,在社交宴会也得要保持仪态,顶多报以灿烂笑容即可,不然就贻笑大方了。
第七,不要木讷肃然。
面对初相识的陌生人,可以由交谈几句无关紧要的话开始,若老坐着闭口,一脸肃穆表情,与欢愉的宴会气氛便格格不入了。
第八,不要在众目下涂脂抹粉。
在大庭广众下涂脂抹粉,涂口红都很不礼貌,若是你需要修补脸上的妆,必须到洗手间或附近的化妆间去。
第九,不要工作情绪化。
把个人生活中的不顺心带到工作中,而且成为工作不出色的借口,上司会觉得你是一个不太善于管理自己情绪的人。而且在情绪低落的时候工作,办事的效率也不高,职场是个很现实的地方,如果你的情绪总是不稳定,或是不能控制自己的情绪,上司就会认为,你连自己都控制不了,怎么能胜任自己的工作。
第十,当天的工作要当天完成。
当天的工作不能在当天做完,如果经常发生这样的事情,上司就会认为你没有工作能力,或者是对工作不够尽心尽力。
十一,做事讲头绪。
工作中总是丢三落四,每次你办事的时候总是缺东少西,好像你需要的每一样东西都故意和自己作对,需要它们的时候总是找不到。其实这些都源于你办事杂乱无章,缺乏一个切实可行的计划。即便你总能在满头大汗之后完成工作,但由于不能合理地分配时间,充分利用资源,也会给上司留下一个毛糙的印象,以致于不敢委以重任。
十二,不要总是迟到。
无论是上班还是开会,你都会迟到几分钟,总让大家等你一个人。也许你并没有在意,但就是那几分钟,已经足够引发大多数人对你的抱怨。人们会认为你自由散漫,没有学会尊重别人。久而久之,以后的各项活动就有可能把你排斥在外。
十三,避免不恰当的肢体语言。
人们经常会无意识地对非语言交流做出反应,而且对方从你的肢体语言获得的信息通常要比从语言中获得的多。如果你的脚在地上乱晃,显得犹豫或躲躲闪闪,即使你本身极具才能,也会让对方觉得你缺乏果敢和稳重。
十四,忌字迹潦草、语法错误。
备忘录、商函及电话留言中的拼写及语法错误会像糟糕的形象一样使你像一个缺乏教养、不拘礼节的人。记住,你所做的一切都反映出你为人处世的态度。
十五,学会倾听。
当上司和你谈话的时候,要排除一切使你紧张的意念,专心聆听。眼睛注视着他,不要死呆地埋着头,必要时作一点记录。他讲完以后,你可以稍思片刻,也可问一两个问题,真正弄懂其意图。然后概括一下上司的谈话内容,表示你已明白了他的意见。切记,上司不喜欢那种思维迟钝、需要反复叮嘱的人。


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